有給休暇管理簿フォーム〔取得5日間未達警告あり〕

2019年4月の法改正に伴う年次有給休暇の取得義務化に対する管理について、人事総務担当者の苦悩があることを知りました。

紙ベースで有給申請させている会社様(の事務職の方)にとっては、面倒な業務が増えたことになります。

今回、企業(従業員約120名規模)の事務職の方より、有給管理の業務を任されているにもかかわらず、システム化されているわけでもなく、結果、手が回らず後手になっているとの相談(愚痴?)を伺ったことで、Excel有給休暇管理簿を作成することとなりました。

ただの記録簿ではなく、5日間の取得ができていない従業員についてフラグ(警告)が事前に表示されるようにし、該当者には早々に取得を促すような早見表的ツールにしたわけです。

中小企業の事務職の方にお渡ししたのは、すでに使用されている社員マスタをベースとしてExcel管理簿を作成しました。
下記でダウンロードできるExcelファイルは、基本情報をマスタに入力した上で有給休暇の情報を記録していくものです。

ご自由にダウンロードし、ご利用ください。

※当方で作成したExcelバージョンは、Microsoft365のOfficeになります。

Excelファイル【有給休暇管理簿】ダウンロード

Excelファイル【労働者名簿&有給休暇管理簿】ダウンロード

もしも不具合等ございましたら、お手数ですがお問合せフォームからご教示ください。

また、別パターンの有給管理ファイルが完成しましたら、コチラにて更新させていただきます。

有給休暇管理簿の簡単な説明

個別の有給管理簿サンプル

〔社員マスタ〕サンプル

上図「社員マスタ」を作成していただきます。

その後、社員名のセル(または行)を選択した上で、上部〔K列のあたり〕の『個別有給管理簿作成』をクリックすると、個別のシートが作成されます。

例えば、社員マスタNo.4の “宮城さん” を選択し、クリックすると、社員名タブでシートが作成されます。(下図)

個別の〔有給管理簿〕

※所定区分や出勤率は、都度入力していきます。出勤率は、8割以上なら〇、未満なら×です。

下図のように、出勤率が8割未満の際は、記録するセルがグレー色に変わります。8割以上の場合は、新規付与日数が法定通り付与され、記録するセルがホワイト色に変わります。
(付与年月日も、その都度に自動で下部へ表示されます。)

個別の〔有給管理簿〕サンプル

今回作成した『有給5日取得義務』を社内管理するために、flag〔K列〕を表示させます。

『5日取得』とは、時間単位有給を踏まず、全日と半日(半休)の合計で算出されます。

例えば上図の場合、“2021/4/1” に新たな有給日数が付与されていますが、前期の分が1日残っていますので、2021/4/1以降に使用すれば『5日』の中に含めます。(セルが黄緑になっている箇所)
 今期分の利用2日を合計して、3日取得していることになります。
 flag〔K列〕を見てみると、黄色セルになり【注視】と表示されています。(現段階の設定は、6ヶ月経って『5日』未達の場合【注視】、9ヶ月経って『5日』未達の場合【警告】(赤セル)が表示される。月は別シートで設定変更可能。)

このように、社員個別の管理簿を同ファイルで保存し、管理していきます。が、

社員数分のシートが作成されるため、多人数の会社では、誰が 【注視】で誰が【警告】なのか、探すのが手間です。そのため別シートで早見表を付けています。(下図参照)

〔有給休暇状況早見表〕サンプル

この表でも把握できますが、やはり社員100名以上になると下までスクロールしてチェックすることも面倒でしょう。

そのため、この表の右側(見えてませんが)に、【注視】該当者、【警告】該当者のリストアップをしてあります。そのリストをコピペして、所属長などにメール共有することも可能でしょう。

また、このサンプル表のD列2行目に “「2021/10/31」の在籍者” とありますが、日付を設定することで、その時点での在籍者のみの情報(社員マスタ情報が基本)をピックアップします。

例えば、上図ではNo.8に “群馬さん” が表示されていますが、10月31日付けで退職されたことになっています。
 D列2行目に “「2021/12/1」の在籍者” に設定すると、・・・“群馬さん” は対象外として表示されません。(下図)

このような有給休暇管理簿になりますが、ダウンロードいただき、自由にご利用ください。
 ただし、マクロが組み込まれているため、適切なExcelバージョンでお願いします。

ファイルの中にも、簡単な使い方としてシートに記載してあります。ご確認ください。

Excelファイル【有給休暇管理簿】ダウンロード

Excelファイル【労働者名簿&有給休暇管理簿】ダウンロード

また、別パターンの有給管理ファイルが完成しましたら、コチラにて更新させていただきます。