有給休暇管理簿フォーム〔取得５日間未達警告あり〕
２０１９年４月の法改正に伴う年次有給休暇の取得義務化に対する管理について、人事労務担当者の苦悩があることを知りました。
紙ベースで有給申請させている会社様（の事務職の方）にとっては、面倒な業務が増えたことになります。
企業（従業員約１２０名規模）の労務職の方より、システム化（ＤＸ化）されていないアナログ的な環境で、有給管理業務を任されているにもかかわらず、手が回らず後手になっているとの相談（愚痴？）を伺ったことがキッカケで、今回のExcel（エクセル）版有給休暇管理簿を制作することになりました。
ただの記録簿ではなく、年５日間の取得ができていない労働者についてフラグ（警告）が事前に表示されるようにした上で、労務担当者から該当者または所属の長へ有休取得を促すことができるように早見表としてのツールも加えてあります。
相談のあった中小企業の労務職の方へお渡ししたのは、すでに使用されている社員マスタをベースとして容易に始められるように作成したものになります。
下のダウンロードできるExcelファイルは、基本情報を社員マスタに入力した上で有給休暇の情報を記録していくものとなります。
ご自由にダウンロードし、ご利用ください。
※当方で作成したExcelバージョンは、Microsoft365のOfficeになります。
※ 2022/10/29 一部の不具合を修正
※ 2023/04/30 一部の不具合を修正（Version1.3）
※ 2023/09/09 一部改良（Version1.4）
※ 2024/02/20 一部改良（Version1.5）
※ 2024/03/10 一部改良（Version1.6）
※ 2022/10/29 一部の不具合を修正
※ 2023/04/30 一部の不具合を修正（Version1.3）
もしも不具合等ございましたら、お手数ですがお問合せフォームからご教示ください。
また、随時修正した当ファイルは、このページにて更新させていただきます。
有給休暇管理簿の簡単な説明
＜＜当ファイルの概要＞＞
シート【社員マスタ】
シート【有給状況早見表】
シート【個別管理簿form】
非表示シート【法定付与】
＜＜サンプルで説明＞＞
上図のように【社員マスタ】を入力していただきます。
その後、社員名のセル（または行）を選択した上で、上部〔Ｋ列のあたり〕の『個別有給管理簿作成』のボタンをクリックすると、個人別の管理簿シートが作成されます。
例えば、社員マスタNo.12の “千葉 夢作” さんを選択し、クリックすると、社員名のシート名で新たなシートが作成されます。（下図）
所定区分や出勤率は、都度入力していきます。出勤率は、８割以上なら〇、未満なら×です。
出勤率が８割未満（×）の際は、記録するセルが濃いめのグレー色に変わります。８割以上（〇）の場合は、新規付与日数が法定通り付与され、記録するセルがホワイト色に変わります。
（以後、付与年月日は自動で、その都度に下欄へ表示されます。）
今回作成した『有給５日取得義務』を社内管理するために、flag〔Ｋ列〕を表示させます。
『５日取得』とは、時間単位有給を含まず、全日と半日（半休）の合計で算出されます。
例えば、
上図の場合、“2022/6/1” に新たな有給休暇日数（12日）が付与されていますが、前期の分が１日残っていますので、保有日数は13日です。『５日取得』はこの13日から使用することになります。前期分であっても2022/6/1以降に使用すれば『５日』の中に含むことができます。（セルが黄緑になっている箇所）
今期分の利用３日半を合計して、４日半取得していることになります。
flag〔Ｋ列〕を見てみると、赤色セルになり【警告】と表示されています。
（当ファイルの初期設定は、６ヶ月経って『５日』未達の場合【注視】（黄色セル）、９ヶ月経って『５日』未達の場合【警告】（赤セル）が表示されるようになっています。●ヶ月は別シートで設定変更可能です。）
このように労働者個人別の管理簿を同ファイルで保存し、管理していきます。が、
労働者人数分のシートが作成されるため、多人数の会社では、誰が 【注視】で誰が【警告】なのか、調べるのが手間です。そのため別シートで早見表を付けています。（下図参照）
この表でも把握できますが、労働者１００名以上にもなると下までスクロールしてチェックすることも面倒でしょう。
そのため、この表の右側に下図にように【注視】該当者、【警告】該当者のリストアップをしてあります。そのリストをコピペして、所属長などにメール共有することも可能でしょう。
また、このサンプル表のＤ列２行目に “「2021/10/31」の在籍者” とありますが、日付を設定することで、その時点での在籍者のみの情報（社員マスタ情報が基本）をピックアップします。
上図ではNo.8に “群馬さん” が表示されていますが、１０月３１日付けで退職されたことになっています。
Ｄ列２行目に “「2021/12/1」の在籍者” に設定すると、・・・“群馬さん” は対象外として表示されません。（下図）
当ファイルはこのような有給休暇管理簿（労働者300名まで登録可）になりますので、ダウンロードいただき、ご自由にご利用ください。
ただし、マクロが組み込まれているため、適切なExcelバージョンでお願いいたします。
ファイルの中にも、簡単な使い方としてシートに記載してあります。ご確認ください。
※ 2022/10/29 一部の不具合を修正
※ 2023/04/30 一部の不具合を修正（Version1.3）
※ 2023/09/09 一部改良（Version1.4）
※ 2024/02/20 一部改良（Version1.5）
※ 2024/03/10 一部改良（Version1.6）
※ 2022/10/29 一部の不具合を修正
※ 2023/04/30 一部の不具合を修正（Version1.3）
また、別パターンの有給管理ファイルが完成しましたら、コチラにて更新させていただきます。
